Jak Chello usprawnia realizację projektów dla klientów z różnych kontynentów dzięki Figma

Chello to agencja kreatywna oferująca kompleksowe usługi z siedzibami w Sydney i Londynie, współpracująca ze start-upami i globalnymi markami w zakresie strategii i wizerunku marki, tworzenia koncepcji kreatywnych i kampanii oraz produkcji treści.

Obecnie Chello realizuje 99% swojej pracy w Figma, obejmującej strategię, projektowanie, produkcję i obsługę klienta. Figma stała się systemem realizacji zadań agencji: powtarzalnym sposobem na szybkie rozbudowywanie zespołów, współpracę z klientami w przestrzeniach współdzielonych oraz spójną realizację zadań w różnych regionach i strefach czasowych.

Ten rytm pracy pomógł Chello w ekspansji międzynarodowej, wspierając rozwój w Wielkiej Brytanii i umożliwiając nowo utworzonemu dwuosobowemu zespołowi zrealizowanie 20 projektów w ciągu zaledwie dwóch miesięcy.

Dzięki Figma firma Chello była w stanie:

• Ułatwić lepszą współpracę z klientami
• Skrócić czas realizacji konkretnych projektów o 62%
• Skrócić czas produkcji wstępnych wersji z 3 godzin do jednej godziny
• Usprawnić międzyfunkcjonalne przepływy pracy
• Poszerzyć zakres kreatywności i zmniejszyć nakład pracy ręcznej
• Poprawić proces wdrażania nowych członków zespołu

Wyzwanie: koszt zmiany kontekstu

Przed wdrożeniem Figma przepływ pracy w Chello wymagał przełączania się między platformami i narzędziami. Kosztem nie była tylko niedogodność, ale także utrudnienia operacyjne: rozproszone informacje zwrotne, tarcia przy każdym przekazywaniu zadań oraz konieczność wielokrotnego eksportowania danych w celu dostarczenia „ostatecznej” wersji pracy.

Kolejnym wąskim gardłem był proces wdrażania nowych pracowników. Zatrudnianie nowych pracowników i freelancerów wiązało się z ręcznym udostępnianiem plików, czcionek i wytycznych, często przy niewielkim stopniu standaryzacji.

Wraz z rozwojem zespołu nie dało się już ignorować potrzeby stworzenia ujednoliconego, dynamicznego i w pełni zsynchronizowanego środowiska pracy.

Rozwiązanie: Figma jako system operacyjny agencji Chello

Wdrożenie Figma stało się podstawą operacyjną Chello, umożliwiającą skalowanie rozwoju. „W Figma można zrealizować cały projekt, od badań aż po realizację. Zespoły poświęcają mniej czasu na poszukiwanie plików, a więcej na dostarczanie wyników. Wszystko staje się po prostu bardziej spójne i szybsze” – mówi Tristan Velasco, współzałożyciel i dyrektor kreatywny w Chello.

Każdy klient ma dedykowaną przestrzeń roboczą z systemami projektowymi działającymi na żywo, aktualnymi wytycznymi i zasobami marki, które ewoluują w czasie rzeczywistym, tworząc niezawodne, wspólne źródło informacji dla wszystkich.

Chello wykorzystuje Figma do realizacji projektów na dużą skalę:

• FigJam: służy do wczesnego określania zakresu, analizy i warsztatów z klientami. Niestandardowe szablony szybko dostosowują zespoły, zachęcają do współpracy w czasie rzeczywistym i budują wczesne zaangażowanie, oszczędzając czas w dalszej części procesu.
• Figma Design: wspiera kompleksową realizację dzięki interaktywnym prototypom, dynamicznym systemom projektowania i szablonom wielokrotnego użytku. Zastępuje statyczne raporty, umożliwiając szybszą i bardziej elastyczną realizację.
• Figma Slides: centralizuje współpracę nad projektami i kontakt z klientami w jednej interaktywnej przestrzeni. Szablony prezentacji zawierają linki do materiałów kreatywnych, tekstów i danych administracyjnych z jasnymi oznaczeniami statusu, dzięki czemu zespoły mogą przejść od pomysłu do zatwierdzenia bez konieczności przełączania się między platformami.
• Połączone projekty: zapewnia synchronizację działań klientów we wszystkich regionach. Wspiera płynną współpracę, szybsze zatwierdzanie i łatwe skalowanie dzięki wspólnym bibliotekom, zestawom narzędzi i aktualnym zasobom marki.
• Figma Make: automatyzuje zadania ręczne i umożliwia inteligentniejsze przepływy pracy — takie jak określanie zakresu stron internetowych i generowanie elementów wizualnych — dzięki czemu zespół może skupić się na strategii. Wspiera to również bardziej interdyscyplinarną kulturę, w której twórcy wykraczają poza tradycyjne role.

Eliminacja problemów związanych z wdrażaniem nowych pracowników dzięki systemom projektowania

Kiedy Chello otworzyło swoje biuro w Wielkiej Brytanii, istniejące fundamenty Figma zespołu APAC ułatwiły powielenie konfiguracji i szybkie zwiększenie produktywności nowych zespołów.

„Nowi pracownicy musieli zrozumieć Chello, wdrożyć się w nową markę, a do tego nauczyć się nowych procesów — to naprawdę dużo. Posiadanie sprawdzonych fundamentów w Figma było ogromnym atutem” — mówi Natalie Wong, zastępca dyrektora kreatywnego w Chello.

Zamiast polegać na statycznych plikach PDF lub prezentacjach, firma Chello wykorzystuje Figma Design do tworzenia dynamicznych systemów wizerunku marki. Zazwyczaj są one przechowywane we wspólnych plikach projektowych lub bibliotekach w ramach dedykowanych zespołów Figma, zapewniając zarówno zespołom wewnętrznym, jak i klientom dostęp do najnowszych wytycznych, zasobów i wskazówek w jednym miejscu. Ponieważ wszystko jest aktualizowane na bieżąco i zarządzane centralnie, zmiany są wprowadzane natychmiastowo. Wystarczy udostępnić link, a wszyscy mają dostęp do tego samego źródła informacji.

Takie rozwiązanie poprawia koordynację i proces wdrażania nowych pracowników, ułatwiając każdemu — nowym pracownikom, freelancerom czy klientom — szybkie rozpoczęcie pracy.

Środowisko bez wąskich gardeł dzięki Klaviyo

Firma Chello wykorzystała Figma do skalowania swojej współpracy z firmą Klaviyo zajmującą się automatyzacją marketingu w różnych regionach, powielając systemy wewnętrzne stworzone dla regionu Azji i Pacyfiku w celu wsparcia dostaw dla regionu EMEA. Stworzyło to płynny, całodobowy przepływ pracy w różnych strefach czasowych.

Korzystając z Połączonych projektów, zespół Klaviyo w regionie EMEA może wprowadzać drobne zmiany — takie jak zamiana przycisku CTA lub nagłówka — bez czekania na zespół Chello w regionie APAC. Edycje odbywają się asynchronicznie, a zespół Chello w regionie APAC często realizuje zadania, gdy zespół Klaviyo w regionie EMEA jest offline. Zespół projektowy Klaviyo może również przesyłać materiały lub szkice, a Chello przejmuje je, aby uruchamiać kampanie bez konieczności wielokrotnej wymiany wiadomości czy powielania plików.

„Jako organizacja oparta na Figma, udało nam się wykorzystać funkcje sztucznej inteligencji i automatyzacji tej platformy, aby usprawnić współpracę między Klaviyo a Chello”. Jesteśmy w stanie działać szybciej w różnych strefach czasowych bez utraty spójności marki” – mówi Nathaniel Eberle, wiceprezes ds. marki, kreatywności i wydarzeń w Klaviyo.

Zespół korzysta również z Figma Slides, aby udostępniać Klaviyo wszystko – od wielkoskalowych kampanii i wydarzeń związanych z marką po codzienne aktualizacje dotyczące bieżącej działalności. Interaktywne prezentacje oparte na szablonach pełnią rolę dokumentów głównych dla kreacji i tekstów, z wbudowanymi szybkimi linkami do arkuszy pipeline'u i wysyłek. Przejrzyste oznaczenia statusu pozwalają każdemu członkowi zespołu śledzić, na jakim etapie procesu produktowego i zatwierdzania znajdują się zasoby. Usprawnia to przekazywanie informacji zwrotnych, ogranicza konieczność przełączania się między platformami i przyspiesza proces zatwierdzania.

Firma Chello opracowała „system lejków Klaviyo”, aby usprawnić proces i skrócić czas realizacji o około 62%, zmniejszając czas potrzebny na przygotowanie pełnego zestawu lejków z 1 godziny i 20 minut do zaledwie 30–40 minut. System, zbudowany w oparciu o Figma Design, Figma Make i funkcje beta AI, łączy strategię, kreację i produkcję w płynny przepływ pracy, przekształcając powtarzalne zadania kampanii w skalowalny silnik realizacji.

Aby jeszcze bardziej zwiększyć tę wydajność, firma Chello planuje wykorzystać Figma Buzz do tworzenia szablonów reklam cyfrowych, co przyspieszy zmianę rozmiarów, uprości zarządzanie kampaniami i umożliwi wprowadzanie drobnych zmian w treści bez dodatkowego nakładu pracy.

Aby jeszcze bardziej zwiększyć tę wydajność, firma Chello planuje wykorzystać Figma Buzz do tworzenia szablonów reklam cyfrowych, co przyspieszy zmianę rozmiarów, uprości zarządzanie kampaniami i umożliwi wprowadzanie drobnych zmian w treści bez dodatkowego nakładu pracy.

Dostosowanie do globalnej wizji marki Shopify

Chello wykorzystuje również Połączone projekty do tworzenia wspólnych obszarów roboczych Figma dla długoterminowych klientów, takich jak Shopify, wspierając szybką lokalizację w regionie Azji i Pacyfiku, pozostając jednocześnie ściśle dostosowanym do globalnej wizji marki Shopify. Dzięki zawsze dostępnej przestrzeni roboczej oba zespoły mogą współpracować w czasie rzeczywistym lub asynchronicznie w różnych strefach czasowych, co zmniejsza trudności związane z przekazywaniem zadań i zapewnia ciągłość pracy.

„Po stronie klienta wszyscy członkowie zespołu mają dostęp do Figma, więc mogliśmy płynnie współpracować” – mówi Tristan. Skróciło to cykl projektu od briefu do daty uruchomienia i pomogło Chello w pewnym skalowaniu marki Shopify.

Dzięki Połączonym projektom Figma stała się dynamiczną bazą zasobów specyficznych dla klienta – wraz z czcionkami, kolorami i kodami szesnastkowymi wbudowanymi bezpośrednio w dedykowane zespoły Figma. Wszystko jest wstępnie załadowane na poziomie zespołu, więc gdy ktoś otwiera plik projektu, odpowiednie narzędzia, style i systemy są już gotowe.

FigJam jako przestrzeń do zorganizowanej kreatywności

Chello wykorzystuje FigJam jako podstawowe narzędzie do określania zakresu, współpracy i koordynacji przy złożonych projektach stron internetowych oraz warsztatach z klientami. Dzięki warsztatom poświęconym zakresowi projektu Chello i jego klienci mogą wspólnie analizować architekturę, treści i strategię w czasie rzeczywistym. Klienci wnoszą swój wkład, dodając notatki online. To bezpośrednie uczestnictwo zwiększa zaangażowanie klientów, tworząc silne poczucie odpowiedzialności od samego początku.

Podczas jednej z sesji określania zakresu projektu jeden z uczestników nazwał ją „najlepszym warsztatem w historii”. „Nie moglibyśmy uzyskać podobnych rezultatów, gdyby nie FigJam” – zauważa Natalie.

Po opracowaniu architektury strony praca przechodzi do Figma Design. Proces ten pozwala utrzymać wszystko w jednym, połączonym przepływie pracy, ograniczając konieczność zmiany kontekstu i zapewniając spójność działań zespołów na każdym etapie.

Poszerzanie horyzontów z Figma Make

Narzędzia projektowe Figma Make oparte na AI pozwalają Chello odkrywać swoją bardziej eksperymentalną stronę, otwierając drzwi do kultury kreatywnej opartej na pomysłach i interdyscyplinarności. Starsi specjaliści ds. kreatywności już korzystają z tego narzędzia, aby przyspieszyć produkcję i poszerzyć zakres kreatywności.

Jeden z kierowników ds. projektowania w firmie Chello stworzył narzędzie z regulowanymi suwakami, które generuje materiały wizualne dostosowane do konkretnej marki. Dzięki temu czas potrzebny na wstępną konfigurację skrócił się z trzech godzin do około godziny, a każda kolejna iteracja zajmuje zaledwie 30 minut – nowe warianty powstają w ciągu kilku sekund. Zespół testuje również narzędzie Make do określania zakresu prac nad stroną internetową oraz analizowania jej architektury w celu oszacowania harmonogramu prac projektowych. Pozwala to na dokładniejsze określenie zakresu prac i automatyzuje ten zazwyczaj ręczny, czasochłonny etap.

Pod wieloma względami Figma Make pozwoliła zespołowi zmniejszyć nakład pracy ręcznej i łatwiej realizować kreatywne pomysły. Zespół ma możliwość wykraczania poza granice swoich tradycyjnych ról, co przyspiesza realizację projektów i sprzyja tworzeniu bardziej interdyscyplinarnej, elastycznej kultury zespołowej.

Zespół Chello poszedł o krok dalej, organizując szkolenia z zakresu AI, aby budować zaufanie między różnymi rolami i stworzyć wspólną podstawę, która pomoże zespołowi stać się bardziej interdyscyplinarnym – projektanci zgłębiają animację, a copywriterzy próbują swoich sił w tworzeniu.

„W miarę jak nasze umiejętności będą się coraz bardziej zazębiać, myślę, że będziemy coraz lepiej mówić tym samym językiem. Pomysły będą wydawały się mniej abstrakcyjne, ponieważ możemy je przekształcić w coś bardziej namacalnego” – mówi Tristan.

Budowanie szerszej, śmielszej i opartej na marce przyszłości z Figma

Chello opisuje Figma jako coś więcej niż zestaw narzędzi. To sposób, w jaki szybko się dostosowują, tworzą i dostarczają produkty.

Dla nowoczesnej agencji, która musi pogodzić klientów, zespoły i strefy czasowe, ten system operacyjny przekłada się na korzyści biznesowe: szybsze wdrażanie zespołów, płynniejszą współpracę z klientami i większą wydajność realizacji projektów.

Dzisiaj Figma wspiera szerszą, śmielszą wizję, która jest bardziej zorientowana na markę, bardziej interdyscyplinarna i lepiej dostosowana do tego, jak faktycznie pracują nowoczesne zespoły kreatywne.