Come Chello ottimizza la consegna dei progetti a clienti in tutto il mondo grazie a Figma

Chello è un'agenzia creativa a servizio completo con sedi a Sydney e Londra che collabora con start-up e brand globali per curare la strategia, l'identità visiva, lo sviluppo di campagne creative e la produzione di contenuti.

Oggi Chello gestisce il 99% del proprio lavoro su Figma, coprendo strategia, design, produzione e servizi ai clienti. Figma è diventato il sistema di consegna dell'agenzia: un metodo ripetibile per avviare rapidamente i team, collaborare con i clienti in spazi condivisi e consegnare i progetti in modo coerente tra regioni e fusi orari.

Questo flusso operativo ha permesso a Chello di scalare su scala internazionale, supportando la crescita nel Regno Unito e consentendo a un nuovo micro-team di due persone di portare a termine 20 progetti in soli due mesi.

Figma ha permesso a Chello di:

• Facilitare una migliore collaborazione con i clienti
• Ridurre i tempi di consegna del 62% per progetti specifici
• Ridurrei tempi di produzione per le build iniziali da 3 ore a un'ora
• Ottimizzare i flussi di lavoro interfunzionali
• Ampliare l'offerta creativa e ridurre il carico di lavoro manuale
• Migliorare l'esperienza di onboarding per i nuovi membri del team

La sfida: il costo del cambio di contesto

Prima di adottare Figma, il flusso di lavoro di Chello richiedeva il passaggio continuo da una piattaforma all'altra e tra diversi strumenti. I costi non erano legati solo alla scomodità, ma a un vero e proprio rallentamento operativo: feedback frammentati, attriti a ogni passaggio di consegne ed esportazioni continue per consegnare il lavoro "finale".

Anche l'onboarding rappresentava una difficoltà. L'inserimento di nuovi assunti e freelance significava condividere manualmente file, font e linee guida del brand, spesso senza alcuna standardizzazione.

Con l'espansione del team, l'esigenza di un ambiente di lavoro unificato, agile e totalmente sincronizzato è diventata impossibile da ignorare.

Soluzione: Figma come sistema operativo dell'agenzia Chello

L'adozione di Figma è diventata il pilastro operativo che ha permesso a Chello di sostenere e accelerare la propria crescita. “È possibile gestire un intero progetto direttamente su Figma, dalla ricerca fino alla consegna finale. I team dedicano meno tempo alla ricerca dei file e più tempo al raggiungimento dei risultati. Tutto diventa molto più coeso e veloce", afferma Tristan Velasco, Co-founder ed Executive Creative Director di Chello.

Ogni cliente ha uno spazio di lavoro dedicato, con sistemi di progettazione attivi, linee guida aggiornate e risorse del brand che si evolvono in tempo reale, creando un'unica fonte di verità affidabile per tutti.

Chello utilizza Figma per consegnare i progetti su larga scala:

• FigJam: utilizzato per la definizione iniziale dell'ambito, l'individuazione e i workshop con i clienti. I modelli personalizzati allineano rapidamente i team, incoraggiano la collaborazione in tempo reale e favoriscono un'approvazione immediata, risparmiando tempo nelle fasi successive del processo.
• Figma Design: potenzia l'esecuzione end-to-end grazie a prototipi interattivi, sistemi di progettazione in tempo reale e modelli riutilizzabili. Sostituisce i report statici, consentendo una consegna più rapida e flessibile.
• Figma Slides: centralizza la collaborazione creativa e con i clienti in un unico spazio interattivo. Le presentazioni basate su modelli integrano creatività, copia e collegamenti di amministrazione con etichette di stato chiare, permettendo ai team di passare dall'idea all'approvazione senza dover cambiare piattaforma.
• Progetto connesso: mantiene la sincronizzazione dei clienti in tutte le aree geografiche. Supporta una collaborazione fluida, approvazioni più rapide e una scalabilità semplificata grazie a librerie condivise, kit di strumenti e risorse del brand sempre aggiornati.
• Figma Make: automatizza le attività manuali e consente flussi di lavoro più intelligenti, come la definizione dell'ambito dei siti web e la generazione visiva, lasciando i team liberi di concentrarsi sulla strategia. Inoltre promuove una cultura aziendale più interdisciplinare, che stimola i creativi ad andare oltre i confini dei ruoli tradizionali.

Eliminare gli attriti dell'onboarding grazie ai sistemi di progettazione

Quando Chello ha aperto la sua sede nel Regno Unito, le fondamenta già create su Figma dal team APAC hanno reso facilissimo duplicare la configurazione e rendere operativi i nuovi team in pochissimo tempo.

"Per i nuovi assunti significava comprendere Chello, fare l'onboarding in un nuovo brand e poi, oltre a questo, c'erano tutti i processi da apprendere: un carico di lavoro notevole. Avere della basi già funzionanti all'interno di Figma è stato un grande punto a favore", afferma Natalie Wong, Associate Creative Director di Chello.

Invece di affidarsi a PDF statici o presentazioni, Chello utilizza Figma Design per creare sistemi di brand in tempo reale. In genere, questi sistemi risiedono in file di progettazione o librerie condivise su Figma, così che team interni e clienti abbiano a disposizione nello stesso spazio tutte le linee guida, le risorse e le avvertenze operative più recenti. Poiché tutto è in tempo reale e gestito centralmente, gli aggiornamenti sono istantanei. Basta condividere un link e tutti avranno davanti la stessa fonte di verità.

Questa configurazione migliora l'allineamento e l'onboarding, rendendo facile per chiunque, nuovi assunti, freelancers o clienti, inserirsi e iniziare subito a lavorare a pieno ritmo.

Un ambiente senza difficoltà con Klaviyo

Chello ha utilizzato Figma per scalare il proprio lavoro con l'azienda di marketing automation Klaviyo in diverse regioni, duplicando i sistemi interni creati per l'account APAC per supportare le attività nella regione EMEA. Ciò ha permesso di attivare un flusso di lavoro continuo giorno e notte attraverso i vari fusi orari.

Grazie a Progetto connesso, il team EMEA di Klaviyo può apportare piccole modifiche, come cambiare una CTA o un titolo, senza dover aspettare il team APAC di Chello. Le modifiche vengono gestite in modo asincrono, con il team APAC di Chello che spesso si occupa della consegna mentre il team EMEA di Klaviyo è offline. l team di design di Klaviyo può anche inserire risorse o bozze, e Chello li prende in carico per implementare le campagne senza continui scambi di messaggi o duplicazioni di file.

“Come organizzazione incentrata su Figma, siamo stati in grado di sfruttare le funzionalità di AI e automazione di Figma per migliorare il modo in cui Klaviyo e Chello lavorano meglio, insieme. Siamo in grado di muoverci più velocemente tra i diversi fusi orari senza sacrificare l'integrità del brand", afferma Nathaniel Eberle, VP Brand, Creative and Events di Klaviyo.

Il team utilizza anche Figma Slides per condividere qualsiasi cosa con Klaviyo: dalle campagne di brand su larga scala e gli eventi, fino agli aggiornamenti quotidiani della normale attività lavorativa (BAU). Le presentazioni interattive e basate su modelli fungono da documenti master per la parte creativa e i testi, con collegamenti rapidi integrati alle schede di pipeline e di invio. Un'etichettatura chiara dello stato consente a qualsiasi membro del team di tracciare la posizione delle risorse nel processo di produzione e approvazione. Questo ottimizza i feedback, riduce il passaggio da una piattaforma all'altra e accelera le approvazioni.

Chello ha sviluppato un 'sistema di funnel Klaviyo' per ottimizzare il processo e ridurre i tempi di consegna di circa il 62%, riducendo un intero set di funnel da 1 ora e 20 minuti a soli 30-40 minuti. Sviluppato integrando Figma Design, Figma Make e le funzionalità AI beta, il sistema connette strategia, creatività e produzione in un flusso di lavoro continuo, trasformando le attività ripetitive delle campagne in un motore di distribuzione scalabile.

Per estendere ulteriormente tale efficienza, Chello ha in programma di utilizzare Figma Buzz per creare modelli di annunci digitali, velocizzando il ridimensionamento, semplificando la gestione delle campagne e consentendo piccoli aggiornamenti dei testi senza attività aggiuntive.

Allineamento sulla visione globale del brand con Shopify

Chello utilizza Progetti connessi anche per creare spazi di lavoro Figma condivisi per clienti a lungo termine come Shopify, supportando una rapida localizzazione nella regione APAC e rimanendo strettamente allineati alla visione globale del brand di Shopify. Con uno spazio di lavoro sempre attivo, entrambi i team possono collaborare in tempo reale o in modo asincrono tra i diversi fusi orari, riducendo gli attriti nel passaggio di consegne e mantenendo il lavoro fluido.

“Dal lato del cliente, tutti i membri del loro team hanno accesso a Figma, quindi siamo stati in grado di collaborare senza problemi" afferma Tristan. Ha ridotto il ciclo del progetto dalla sintesi alla data di lancio, aiutando Chello a scalare il brand di Shopify in totale sicurezza.

Grazie ai Progetti Connessi, Figma è diventato un ambiente dinamico per le risorse specifiche di ciascun cliente, completo di font, colori e codici esadecimali integrati direttamente all'interno di team Figma dedicati. Tutto è pre-caricato a livello di team, quindi quando qualcuno apre un file di progettazione, gli strumenti, gli stili e i sistemi corretti sono già pronti all'uso.

FigJam: uno spazio per la creatività strutturata

Chello utilizza FigJam come strumento fondamentale per la definizione dell'ambito, la collaborazione e l'allineamento nei progetti di siti web complessi e nei workshop con i clienti. Attraverso i workshop di definizione dell'ambito del sito web, Chello e i clienti possono esplorare insieme l'architettura, i contenuti e la strategia in tempo reale. I clienti contribuiscono aggiungendo note adesive. Questa partecipazione diretta aumenta l'approvazione dei cliente creando un forte senso di appartenenza fin dall'inizio.

Durante una sessione di definizione dell'ambito, un partecipante l'ha definito il “miglior workshop fino ad ora”. "Non sarebbe stata la stessa esperienza senza FigJam," osserva Natalie.

Una volta sviluppata l'architettura del sito, il lavoro passa a Figma Design. Questo processo racchiude tutto in un unico flusso di lavoro connesso, riducendo i continui cambi di contesto e mantenendo i team allineati in ogni fase.

Ampliare gli orizzonti con Figma Make

Gli strumenti di design basati sull'AI di Figma Make permettono a Chello di esplorare il suo lato più sperimentale, aprendo le porte a una cultura creativa interdisciplinare e guidata dalle idee. I creativi senior stanno già utilizzando lo strumento per velocizzare la produzione e ampliare la propria gamma creativa.

Uno dei leader di design di Chello ha creato uno strumento dotato di cursori per le variabili che genera elementi visivi specifici per il brand. In questo modo, un processo che prima richiedeva tre ore per la creazione iniziale e 30 minuti per ogni iterazione è stato ridotto a circa un'ora di configurazione, con la possibilità di generare nuove varianti in pochi secondi. Il team sta anche testando Make per la definizione dell'ambito dei siti web e per l'analisi dell'architettura del sito, al fine di stimare le tempistiche di progettazione. Questo consente loro di definire l'ambito in modo più accurato e automatizza un passaggio che tipicamente è manuale e dispendioso in termini di tempo.

Sotto molti aspetti, Figma Make ha permesso al team di ridurre il lavoro manuale e di dare vita alle idee creative con maggiore facilità. Le persone hanno così la possibilità di spingersi oltre i limiti dei loro ruoli tradizionali, accelerando la produzione e favorendo una cultura di squadra più interdisciplinare e adattabile.

l team di Chello ha fatto un ulteriore passo avanti organizzando sessioni di formazione sull'AI per accrescere la fiducia in tutti i ruoli e stabilire una base condivisa. L'obiettivo è aiutare il team a diventare più interdisciplinare, con i designer che esplorano il lavoro motion e i copywriter che si cimentano nella creazione visiva.

"Con la crescente intersezione delle competenze, credo che saremo in grado di comunicare in modo più efficace e con un linguaggio comune. Le idee sembreranno meno astratte perché potremo trasformarle in qualcosa di più tangibile”, afferma Tristan.

Progettare un futuro più aperto, ambizioso e incentrato sul brand con Figma

Per Chello, Figma è molto più di una semplice suite di strumenti. È il modo in cui si allineano, creano e lanciano prodotti insieme, rapidamente.

Per le agenzie moderne che si trovano a gestire contemporaneamente clienti, team e fusi orari, questo sistema operativo genera un forte impatto aziendale: tempi di inserimento più rapidi per i team, una collaborazione più fluida con i clienti e una maggiore capacità di consegna.

Oggi Figma supporta una visione più aperta e ambiziosa, che mette il brand al centro, valorizza l'interdisciplinarità e rispecchia fedelmente il reale modo di lavorare dei team creativi di oggi.