Revolucionando o design de varejo: a transformação do Coles Group com o Figma

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Resumo: o Coles Group, um dos maiores varejistas da Austrália, transformou seu processo de design com o Figma. Antes de 2021, ferramentas fragmentadas e uma colaboração inconsistente geravam desafios no processo de design. Com o Figma, as equipes da Coles agora trabalham juntas em tempo real, garantindo consistência de design entre as plataformas. O FigJam também melhorou a colaboração, trazendo mais vozes para o processo de design. Essa mudança melhorou a eficiência, reduziu interrupções e otimizou as operações da Coles.

O Coles Group, um dos principais varejistas da Austrália, opera mais de 1.800 lojas em todo o país. Inclui um portfólio de marcas, como Coles Supermarkets, Coles Online, Liquorland, First Choice Liquor, Coles Financial Services e outras.

No centro de tudo isso está a Equipe Digital da Coles. Eles têm um objetivo simples: criar uma experiência de design e digital que conecte os clientes à marca Coles e ajude o negócio a operar com eficiência. A equipe inclui acessibilidade, design de conteúdo, pesquisa em design, design de serviços e design de produto. Juntas, elas gerenciam tudo — da experiência principal no app e na web a aplicações personalizadas, incluindo as experiências de retirada na loja e entrega.

A escala e a diversidade das plataformas da Coles significam que a Equipe Digital da Coles enfrenta um desafio significativo. “Projetar em grande escala, em meio às complexidades organizacionais, enquanto se cria uma experiência digital excepcional e integrada, não é tarefa fácil”, afirma Nathan Streater, gerente de design do Coles Digital Group. A equipe precisa projetar para “todos e tudo”, diz ele, ao mesmo tempo em que garante uniformidade e precisão em todo o ecossistema digital.

Os riscos são altos. Mesmo um pequeno erro de design pode causar complicações na loja, atrasos na produção, entraves logísticos e uma avalanche de chamadas à central de atendimento ao cliente.

Para lidar com essa complexidade, a Coles Digital precisa de um alto nível de colaboração e transparência. “Incentivar a colaboração entre departamentos pode ser mais fácil na teoria do que na prática.” No entanto, encontramos a solução no Figma”, diz Nathan.

Esboços, capturas de tela e desafios: a era pré-Figma do Coles Group

O Coles Group começou a usar o Figma em 2021, quando unificou seus sites de conteúdo e e-commerce, e descobriu que isso revolucionou seu processo de design, proporcionando a colaboração em tempo real e a transparência de que seus designers e outros membros da equipe tanto precisavam.

Antes disso, a Coles tinha um processo de design fragmentado, distribuído entre várias ferramentas e agências externas.

“Costumávamos trabalhar com várias agências externas para tarefas específicas de design”, afirma Nathan. “Não tínhamos uma ‘fonte única de verdade’ para os arquivos de design, o que frequentemente resultava na duplicação de arquivos do Sketch e tornava difícil manter a consistência do design.”

Isso resultou em uma documentação fragmentada e em menor transparência, além de dificultar a colaboração. Conflitos em componentes e hierarquias de design prejudicavam os projetos quando avançavam para produção.

A falta de uma tela de trabalho unificada dificultava antecipar o impacto de diferentes decisões de design, o que resultava em muitos ajustes de última hora e custos elevados.

Além disso, a equipe de design precisava se coordenar com outros departamentos do Coles Group. A troca constante entre departamentos dificultava o acompanhamento dos feedbacks e das alterações.

Como o Coles Group inaugurou uma nova era de colaboração em design com o Figma

Com o Figma, agora todos estão em sintonia, o que facilita acompanhar os feedbacks e fazer as alterações necessárias.

“Nossas equipes agora podem visualizar e fazer alterações nos projetos simultaneamente, o que nos permite uma comunicação mais eficiente” , diz Eric Lorenzo, coordenador de operações de design do Coles Group.

Como até mesmo pequenas alterações têm o potencial de afetar o negócio e seus clientes, a Coles Digital também precisava de uma ferramenta que garantisse a consistência do design em todo o vasto portfólio do Coles Group.

Toda decisão de design precisa ser transparente, avaliada e testada, e o design system centralizado do Figma se tornou essencial para garantir uma linguagem de design uniforme em projetos e equipes da Coles Digital.

FigJam: elevando o nível de colaboração do Coles Group

A colaboração agora ocorre desde o início dos projetos da Coles Digital. Suas equipes utilizam a ferramenta online de brainstorming do Figma, o FigJam, para idealizar, desenvolver e organizar ideias. O FigJam ajuda a otimizar reuniões iniciais e workshops, simplificando o processo geral de design.

“A configuração transparente no FigJam promove o entendimento e o aprendizado colaborativo. “Podemos acessar facilmente um arquivo de design, discutir e criar em conjunto em tempo real, mesmo em sessões remotas com diferentes departamentos e equipes da empresa”, diz Nathan.

O processo de design da Coles começa em um quadro do FigJam, onde todas as ideias são exploradas — desde análise de concorrentes, análises da plataforma, insights de pesquisa até ideias de diferentes envolvidos.

O FigJam também ajudou a Coles a tornar seu processo de design mais acessível a um público mais amplo, incluindo envolvidos da área de negócios e até mesmo o diretor digital.

“Todos têm a oportunidade de dar sua opinião no início e, em seguida, a equipe começa a trabalhar no assunto. Tem sido um divisor de águas, e dedicamos algumas horas por semana a essas reuniões de cocriação e análises de design”, diz Nathan.

A colaboração e o feedback continuam por meio de verificações de fidelidade e confiança à medida que os designs progridem. Este processo abrange tudo, incluindo aspectos de design, produto e técnicos do projeto.

O FigJam também capacita a equipe de design da Coles ao permitir colaboração e feedback de um público aberto de envolvidos do projeto por 24 horas. Isso ajuda a capturar as ideias e insights de todos, promovendo um senso de pertencimento e responsabilidade por parte de todos os envolvidos.

Por que o Coles Group escolheu o Figma e o FigJam:

• Colaboração e visibilidade: a plataforma baseada em nuvem do Figma e seus recursos integrados criaram uma cultura de colaboração e transparência entre as equipes. Isso ajudou a padronizar práticas de colaboração e tornou a gestão da estrutura de arquivos mais eficiente.
• Processos simplificados: os fluxos de trabalho integrados do Figma transformaram a forma como a equipe de design da Coles colabora. Agora, eles dedicam algumas horas por semana para reuniões remotas de cocriação.
• Ferramentas unificadas: o Figma ajuda a Coles a simplificar seu conjunto de ferramentas para reduzir o uso de múltiplos apps.
• Empoderando não-designers: a interface amigável do Figma e os recursos colaborativos ajudaram a Coles a envolver outros envolvidos de vários departamentos no processo de design.
• Melhorando o alinhamento: o Figma simplifica o brainstorming e a ideação, ajudando a Coles a definir conceitos, alinhar decisões e levar o trabalho adiante.

O futuro promissor do Coles Group com o Figma

O ethos de design da Coles percorreu um longo caminho. A empresa deixou para trás processos de design isolados, comunicação fragmentada e falta de controle centralizado para adotar um design mais estratégico e intencional. Com isso, obteve melhores resultados de design e reduziu o risco de ruptura nos negócios.

O Figma tem sido fundamental nessa mudança. Com uma tela de trabalho unificada, a equipe de design da Coles Digital pode promover transparência e práticas de design padronizadas em todas as operações da Coles.

Com o FigJam também profundamente integrado ao seu processo de design, todos têm a oportunidade de compartilhar e explorar ideias e trabalhar em prol de uma visão comum, sejam designers ou não.

Refletindo sobre essa jornada transformadora, Nathan diz: “Eu nem quero imaginar como seria nosso trabalho de design e colaboração sem o Figma.”