Revolución en el diseño minorista: la transformación de Coles Group con Figma

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Resumen: Coles Group, uno de los minoristas más grandes de Australia, transformó su proceso de diseño con Figma. Antes de 2021, la fragmentación de las herramientas y la falta de coordinación en la colaboración provocaban dificultades en el diseño. Gracias a Figma, los equipos de Coles ahora trabajan juntos en tiempo real, lo que garantiza la coherencia del diseño en todas las plataformas. FigJam también ha potenciado la colaboración, incorporando más opiniones al proceso de diseño. Este cambio ha mejorado la eficiencia, ha reducido las interrupciones y ha optimizado las operaciones de Coles.

Coles Group, uno de los principales minoristas de Australia, cuenta con más de 1 800 tiendas en todo el país. Incluye un conjunto de marcas, entre las que se encuentran los supermercados Coles, Coles Online, Liquorland, First Choice Liquor, Coles Financial Services y muchas más.

En el centro de todo esto se encuentra el equipo digital de Coles. Tienen un objetivo sencillo: crear un diseño y una experiencia digital que conecte a los clientes con la marca Coles y contribuya al buen funcionamiento del negocio. El equipo abarca las áreas de accesibilidad, diseño de contenidos, investigación en diseño, diseño de servicios y diseño de productos. Juntos, se encargan de todo, desde la app principal y la experiencia web hasta las aplicaciones a medida, incluyendo los servicios de “recogida en tienda” y de entrega a domicilio.

La enorme magnitud y diversidad de las plataformas de Coles suponen un reto formidable para el equipo de Coles Digital. “Diseñar a gran escala, en medio de las complejidades organizativas, y crear al mismo tiempo una experiencia digital excepcional e integrada no es tarea fácil”, afirma Nathan Streater, gerente de diseño de Coles Digital Group. El equipo tiene que diseñar pensando en “todos y todo”, afirma, sin dejar de garantizar la uniformidad y la precisión en todo el panorama digital.

Las apuestas son altas. Incluso un pequeño error de diseño puede provocar confusiones en las tiendas, retrasos en la producción, problemas logísticos y una avalancha de llamadas al centro de atención al cliente.

Para hacer frente a esta complejidad, Coles Digital necesita un alto grado de colaboración y transparencia. “Fomentar la colaboración entre departamentos puede ser más fácil de decir que de hacer. Sin embargo, hemos encontrado la solución en Figma”, afirma Nathan.

Bocetos, capturas de pantalla y dificultades: la era anterior a Figma de Coles Group

Coles Group comenzó a utilizar Figma en 2021, cuando fusionó sus sitios web de contenido y comercio electrónico, y descubrió que esta herramienta revolucionó su proceso de diseño, al ofrecer la colaboración en tiempo real y la transparencia que sus diseñadores y otros miembros del equipo necesitaban con urgencia.

Antes de eso, Coles tenía un proceso de diseño fragmentado que se distribuía entre múltiples herramientas y agencias externas.

“Antes trabajábamos con varias agencias externas para tareas de diseño específicas”, explica Nathan. «No contábamos con una “fuente única de información” para los archivos de diseño, lo que a menudo provocaba la duplicación de archivos de Sketch, y nos costaba mucho mantener la coherencia en el diseño».

Esto provocó una documentación fragmentada y una menor transparencia, y dificultó la colaboración. Los conflictos entre los componentes de diseño y las jerarquías podían hacer fracasar los proyectos al entrar en fase de producción.

La falta de un lienzo de diseño unificado dificultaba prever el impacto de las distintas opciones de diseño, lo que se traducía en numerosos ajustes de última hora que resultaban costosos.

Además, el equipo de diseño tuvo que coordinarse con otros departamentos d Coles Group. Ir y venir entre departamentos hacía difícil seguir el rastro de feedback y cambios.

Cómo Coles Group impulsó una nueva era de colaboración en el diseño con Figma

Con Figma, ahora todos estamos en sintonía, lo que facilita el seguimiento del feedback y la realización de los cambios necesarios.

“Ahora nuestros equipos pueden ver y modificar los diseños al mismo tiempo, lo que nos permite comunicarnos de manera más eficiente”, afirma Eric Lorenzo, coordinador de operaciones de diseño de Coles Group.

Dado que incluso los cambios más pequeños pueden afectar al negocio y a sus clientes, Coles Digital también necesitaba una herramienta que garantizara la coherencia del diseño en toda la amplia cartera de Coles Group.

Cada decisión de diseño debe ser transparente, evaluarse y ponerse a prueba, y el sistema de diseño centralizado de Figma se ha vuelto fundamental para garantizar un lenguaje de diseño uniforme en todos los proyectos y equipos de Coles Digital.

FigJam: Mejorando la colaboración en Coles Group

Ahora, la colaboración se lleva a cabo desde el inicio mismo de los proyectos de Coles Digital. Sus equipos utilizan FigJam, la herramienta de lluvia de ideas en línea de Figma, para generar, desarrollar y organizar ideas. FigJam ayuda a optimizar las reuniones iniciales y los talleres, simplificando el proceso de diseño en su conjunto.

“La configuración transparente de FigJam favorece la comprensión y el aprendizaje colaborativo. Podemos sumergirnos sin problemas en un archivo de diseño, debatir y crear juntos en tiempo real, incluso en sesiones a distancia con diferentes departamentos y equipos de la empresa”, afirma Nathan.

El proceso de diseño de Cole comienza en un tablero de FigJam, donde se exploran todas las ideas: desde el análisis de la competencia y los datos de analítica de la plataforma hasta los resultados de los insight y las aportaciones de las distintas partes interesadas.

FigJam también ha ayudado a Coles a abrir su proceso de diseño a más personas, incluyendo a las partes interesadas de la empresa e incluso al director digital.

“Al principio, todos pueden expresar su opinión y, a continuación, el equipo empieza a trabajar en ello. Ha supuesto un cambio radical, y dedicamos un par de horas a la semana a estas reuniones de cocreación y a las revisiones de diseño”, afirma Nathan.

La colaboración y el feedback continúan con reuniones periódicas para verificar la fidelidad y la confianza a medida que avanzan los diseños. Este proceso cubre todo, incluidos los aspectos de diseño, producto y técnicos del proyecto.

FigJam también potencia el trabajo del equipo de diseño de Coles al facilitar la colaboración y el feedback de un público abierto compuesto por las partes interesadas en el proyecto durante 24 horas. Esto ayuda a recopilar las ideas e insight de todos, lo que fomenta un sentido de pertenencia y responsabilidad en todas las partes interesadas.

Por qué Coles Group eligió Figma y FigJam:

• Colaboración y visibilidad: la plataforma basada en la nube de Figma y sus funciones integradas han fomentado una cultura de colaboración y transparencia entre los equipos. Esto contribuyó a estandarizar las prácticas de colaboración y a hacer más eficiente la gestión de la estructura de archivos.
• Procesos optimizados: los flujos de trabajo fluidos de Figma transformaron cómo el equipo de diseño en Coles colabora. Ahora dedican unas horas a la semana a reuniones de cocreación a distancia.
• Herramientas unificadas: Figma ayuda a Coles a simplificar su conjunto de herramientas para reducir el uso de múltiples app.
• Empoderando a los no diseñadores: la interfaz intuitiva y las funciones colaborativas de Figma ayudaron a Coles a involucrar a otras partes interesadas de diversos departamentos en el proceso de diseño.
• Mejora de la alineación: Figma hace que la lluvia de ideas y la ideación sean sencillas, ayuda a Coles a definir ideas, a alinearse en las decisiones y a avanzar en el trabajo.

El prometedor futuro de Coles Group con Figma

La filosofía de diseño de Coles ha evolucionado mucho. Ha dejado atrás los procesos de diseño aislados, la comunicación fragmentada y la falta de un control centralizado para adoptar un enfoque de diseño más estratégico y deliberado. De este modo, ha logrado mejores resultados de diseño y ha reducido el riesgo de interrupciones en las operaciones.

Figma ha sido fundamental en este cambio. Gracias a un lienzo unificado, el equipo de diseño de Coles Digital puede promover la transparencia y las prácticas de diseño estandarizadas en todas las operaciones de Coles.

Gracias a que FigJam también está profundamente integrado en su proceso de diseño, todos —tanto diseñadores como personas que no lo son— tienen la posibilidad de compartir y explorar ideas, y trabajar en pos de una visión común.

Al reflexionar sobre este proceso de transformación, Nathan afirma: “Ni siquiera quiero imaginar cómo serían nuestro diseño y nuestro trabajo colaborativo sin Figma”.