Revolución del diseño minorista: la transformación de Coles Group con Figma

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Resumen: Coles Group, uno de los minoristas más grandes de Australia, transformó su proceso de diseño con Figma. Antes de 2021, el uso de herramientas fragmentadas y una colaboración inconsistente causaban problemas de diseño. Con Figma, los equipos de Coles ahora trabajan juntos en tiempo real, y así se garantiza la coherencia del diseño en todas las plataformas. FigJam también ha mejorado la colaboración, incorporando más opiniones al proceso de diseño. Este cambio ha mejorado la eficiencia, ha reducido las interrupciones y ha optimizado las operaciones de Coles.

Coles Group, uno de los principales minoristas de Australia, maneja más de 1800 tiendas en todo el país. Incluye un conjunto de marcas, entre las que se encuentran Coles Supermarkets, Coles Online, Liquorland, First Choice Liquor, Coles Financial Services y más.

En el centro de todo esto está el equipo de Coles Digital. Tienen un objetivo simple: crear una experiencia digital y de diseño que conecte a los clientes con la marca Coles y ayude al buen funcionamiento del negocio. El equipo se encarga de la accesibilidad, el diseño de contenidos, la investigación de diseño, el diseño de servicios y el diseño de productos. Juntos lo gestionan todo, desde la aplicación principal y la experiencia web hasta aplicaciones a medida, incluyendo los servicios de clic y recogida y de entrega a domicilio.

La magnitud y diversidad de las plataformas de Coles suponen un reto considerable para el equipo de Coles Digital. “Diseñar a gran escala, en medio de las complejidades organizativas, y crear al mismo tiempo una experiencia digital excepcional y conectada no es tarea fácil“, afirma Nathan Streater, gerente de diseño de Coles Digital Group. El equipo tiene que diseñar pensando en “todos y todo“, dice, sin dejar de garantizar la uniformidad y la precisión en todo el panorama digital.

Hay mucho en juego. Incluso un pequeño error de diseño puede dar lugar a confusiones en las tiendas, retrasos en la producción, problemas logísticos y una avalancha de llamadas al centro de atención al cliente.

Para gestionar esta complejidad, Coles Digital necesita un alto grado de colaboración y transparencia. “Fomentar la colaboración entre departamentos puede parecer más fácil de lo que es en realidad. Sin embargo, hemos encontrado la solución en Figma”, dice Nathan.

Bocetos, capturas de pantalla y dificultades: la era anterior a Figma en Coles Group

Coles Group empezó a usar Figma en 2021, cuando fusionó sus sitios web de contenido y de comercio electrónico, y descubrió que esta herramienta revolucionaba su proceso de diseño, ya que ofrecía colaboración en tiempo real y la transparencia que sus diseñadores y otros miembros del equipo necesitaban desesperadamente.

Antes de eso, Coles tenía un proceso de diseño fragmentado, repartido entre múltiples herramientas y agencias externas.

“Antes trabajábamos con varias agencias externas para tareas de diseño específicas”, dice Nathan, “No teníamos una ‘fuente de verdad‘ para los archivos de diseño, lo que a menudo provocaba la duplicación de archivos de Sketch, y nos costaba mucho mantener la coherencia en el diseño”.

Esto dio lugar a una documentación fragmentada y a una menor transparencia, y dificultó la colaboración. Los conflictos entre los componentes de diseño y las jerarquías solían entorpecer los proyectos al entrar en la fase de producción.

La falta de un lienzo de diseño unificado dificultaba prever el impacto de las distintas opciones de diseño, lo que se traducía en muchos ajustes de última hora que salían caros.

Además, el equipo de diseño tenía que coordinarse con otros departamentos de Coles Group. Las idas y venidas entre departamentos hacía difícil llevar un control de los comentarios y los cambios.

Cómo Coles Group marcó el inicio de una nueva era de colaboración en el diseño con Figma

Con Figma, ahora todos están en sintonía, lo que facilita el seguimiento de los comentarios y la realización de cambios según sea necesario.

“Nuestros equipos ahora pueden ver y modificar los diseños simultáneamente, lo que nos permite comunicarnos de forma más eficiente”, afirma Eric Lorenzo, coordinador de Operaciones de Diseño de Coles Group.

Teniendo en cuenta que incluso los cambios más pequeños pueden afectar el negocio y a sus clientes, Coles Digital también necesitaba una herramienta que garantizara la coherencia del diseño en toda la amplia cartera de Coles Group.

Cada decisión de diseño debe ser transparente, evaluarse y ponerse a prueba, y el sistema de diseño centralizado de Figma ha resultado fundamental para imponer un lenguaje de diseño uniforme en todos los proyectos y equipos de Coles Digital.

FigJam: mejorando la colaboración en Coles Group

Ahora la colaboración empieza desde el principio de los proyectos de Coles Digital. Sus equipos usan FigJam, la herramienta de brainstorming en línea de Figma, para generar, desarrollar y organizar ideas. FigJam ayuda a que las reuniones iniciales y los talleres sean más fluidos, simplificando todo el proceso de diseño.

“La configuración transparente en FigJam fomenta la comprensión y el aprendizaje colaborativo. Podemos acceder fácilmente a un archivo de diseño, debatir y crear juntos en tiempo real, incluso en sesiones a distancia con diferentes departamentos y equipos de la empresa”, dice Nathan.

El proceso de diseño de Cole comienza en una pizarra de FigJam donde se exploran todas las ideas: desde el análisis de la competencia y el análisis de plataformas, los datos de investigación, hasta las aportaciones de las distintas partes interesadas.

FigJam también ha ayudado a Cole a abrir su proceso de diseño a más gente, incluyendo a las partes interesadas de la empresa e incluso al director digital.

“Al principio, todo el mundo puede dar su opinión y, después, el equipo empieza a trabajar en ello. Ha supuesto un cambio radical, y dedicamos un par de horas cada semana a estas reuniones de cocreación y críticas de diseño”, dice Nathan.

La colaboración y los comentarios continúan con revisiones de fidelidad y confianza a medida que los diseños progresan. Este proceso lo abarca todo, incluyendo los aspectos de diseño, de producto y técnicos del proyecto.

FigJam también empodera al equipo de diseño de Coles permitiéndole colaborar y recibir comentarios de un público abierto formado por las partes interesadas en el proyecto durante 24 horas. Esto ayuda a recopilar las ideas y datos de todos, y permite que cada parte interesada se sienta parte del proyecto y responsable de él.

Por qué Coles Group eligió Figma y FigJam:

• Colaboración y visibilidad: la plataforma basada en la nube de Figma y sus funciones integradas crearon una cultura de colaboración y transparencia entre los equipos. Ayudó a estandarizar las prácticas de colaboración e hizo que la gestión de la estructura de archivos fuera más eficiente.
• Procesos optimizados: los flujos de trabajo fluidos de Figma han transformado la forma en la que el equipo de diseño de Coles colabora. Ahora dedican unas horas a la semana a reuniones de cocreación a distancia.
• Herramientas unificadas: Figma ayuda a Coles a simplificar su conjunto de herramientas para reducir el uso de múltiples aplicaciones.
• Empoderamiento de los no diseñadores: la interfaz intuitiva y las funciones colaborativas de Figma ayudaron a Coles a involucrar a otras partes interesadas de diversos departamentos en el proceso de diseño.
• Mejora de la alineación: Figma facilita el brainstorming y la generación de ideas, lo que ayuda a Coles a definir ideas, alinear decisiones y progresar en el trabajo.

El prometedor futuro de Coles Group con Figma

La filosofía de diseño de Coles ha evolucionado mucho. Ha dejado atrás los procesos de diseño aislados, la comunicación fragmentada y la falta de control centralizado para adoptar un enfoque de diseño más estratégico y deliberado. En el proceso, ha conseguido mejores resultados de diseño y ha reducido el riesgo de interrupciones empresariales.

Figma ha sido fundamental en este cambio. Mediante un lienzo unificado, el equipo de diseño de Coles Digital puede promover la transparencia y las prácticas de diseño estandarizadas en todas las operaciones de Coles.

Gracias a que FigJam también está muy integrado en su proceso de diseño, todo el mundo puede compartir y explorar ideas y trabajar hacia una visión común, tanto los diseñadores como los que no lo son.

Al reflexionar sobre este viaje transformador, Nathan dice: “Ni siquiera quiero imaginar cómo serían nuestro proceso de diseño y nuestro trabajo colaborativo sin Figma“.